Excel-toiminnot

Excel-toiminnot

Tuo Excel-tiedostosta

Lisää henkilöitä Excel-tiedostosta napsauttamalla Excel komentopalkissa ja valitsemalla avautuvasta valikosta Tuo Excelistä.

1. Tarkista näkyviin tulevassa Tuo Excelistä-liukupaneelissa tarvittavat vaiheet ja napsauta Lataa.
2. Lataa ja avaa Excel-malli:

3. Salli muokkaus tarvittaessa tai luo uusi Excel-tiedosto, jossa on sama rakenne, ja lisää sitten tuotavat tiedot. Ensimmäiselle riville tulee jättää kenttien nimet:

4. Tallenna Excel-tiedosto tietoineen.

5. Napsauta TUO kun haluat ladata kohteet tiedostosta tietokantaan ja tilauslistaan:

Olemassa olevien tietojen päivittäminen

Huomaa, että kun lataat kohteita, Import yrittää havaita ovatko tuodut henkilöt ja yritykset jo olemassa tietokannassa. Jos se havaitsee, että henkilö tai yritys on jo tietokannassa, se päivittää olemassa olevat kohteet sen sijaan että luotaisiin uusia.

Excel import etsii vastaavia henkilöitä tietokannasta sen mukaan mitä tietoja tuotava tiedosto sisältää:

1. Jos tuotaviin tietoihin sisältyy person_id-kenttä, tuodut henkilöt kohdistuvat henkilöihin, joilla on sama tunniste tietokannassa. (Jos tuot Excel-tietoja, jotka on alun perin ladattu Vinestä, on tärkeää, että säilytät ”henkilö_tunniste" ja ”yritys_tunniste” -sarakkeet niin, jotta kaikki kohteet päivitetään oikein.)
2. Jos henkilötunnistetta ei ole ja jos tuotavissa tiedoissa on etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite, tuotavat henkilöt kohdistetaan, jos niillä on sama etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite.
3. Jos tuotavat tiedot sisältävät vain sähköpostiosoitteen, kohdistetaan henkilöt, joilla on sama sähköpostiosoite tiedostossa ja tietokannassa.

Import kohdistaa yritykset seuraavasti:

1. Jos tuotaviin tietoihin sisältyy company_id-kenttä, tuodut yritykset kohdistuvat yrityksiin, joilla on sama tunniste tietokannassa.
2. Jos yritystunnistetta ei ole ja jos tuotavissa tiedoissa on y-tunnus ja katuosoite, tuotavat yritykset kohdistetaan, jos niillä on sama y-tunnus ja katuosoite.
3. Jos tuotavat tiedot sisältävät vain yrityksen nimen, kohdistetaan yritykset, joilla on sama nimi tiedostossa ja tietokannassa.

Vie Excel-tiedostoon

Jos haluat viedä listan kontaktit Excel-tiedostoon, napsauta komentopalkissa Excel ja valitse näkyviin tulevasta luettelosta Vie Exceliin.

Valitse Avaa käyttäen Microsoft Excel tai Tallenna tiedosto ja valitse sitten OK.